AI-automatisering

AI-automatisering voor processen die nu met de hand gaan

Aanvragen die eerst iemand moet lezen of pdf's die iemand overtypt. Dat soort handwerk automatiseren we, gekoppeld aan de systemen die je al gebruikt. Waar het helpt, zetten we AI in.

Bespreek je proces met Jesse Bel 020 261 64 21

Jouw systemen

Gekoppeld aan wat je al gebruikt

Inzicht

Je kunt elke stap terugkijken

Eerst één proces

Klein beginnen, daarna verder

Vast aanspreekpunt

Je schakelt direct met Jesse

Jesse Lafeber en Davey van Putten van Fresh-Dev

Vaste stappen automatisch, AI waar het iets toevoegt

Het meeste handwerk bestaat uit vaste stappen, en die automatiseren we. Moet er onderweg iets gelezen of geschreven worden, zoals een mail samenvatten of gegevens uit een pdf halen, dan zetten we daar AI voor in. Zo blijft AI beperkt tot de plek waar het echt iets toevoegt.

Je bepaalt zelf welke stappen automatisch gaan.

We koppelen aan je mailbox, CRM, boekhouding of planning.

Elke stap kun je achteraf terugkijken.

Eerst één proces goed, daarna pas het volgende.

Wat we bouwen

Bedrijfsprocessen automatiseren begint bij ons meestal met één proces dat iedereen in het team herkent als handwerk. Daar kiezen we de techniek bij, niet andersom.

Automatiseringen

Vaste stappen automatiseren

Een automatisering pakt een vaste reeks stappen op. Er komt iets binnen, het wordt aangevuld of omgezet en gaat door naar het volgende systeem. Vaak bouwen we dat met n8n, een tool voor automatiseringen. Draait die op een eigen server, dan betaal je niet per uitgevoerde taak.

Wat erin kan
  • Op een eigen server of in de cloud
  • Elke stap is achteraf terug te kijken
  • Een foutmelding als een stap mislukt
  • Ook door een andere partij over te nemen
AI-agents

AI-agent laten bouwen

Een AI-agent is een automatisering die zelf een paar keuzes maakt, bijvoorbeeld in welke categorie een vraag valt of welke informatie erbij moet. Daar geven we vaste grenzen aan mee.

Wat erin kan
  • Samenvatten en een concept schrijven
  • Werkt met jullie eigen documenten en afspraken
  • AI die past bij de taak en bij je gegevens
  • Een voorstel met de bron erbij, zodat je het kunt nalopen
Koppelingen

Koppelingen met je bestaande systemen

AI heeft weinig zin als iemand de uitkomst daarna alsnog met de hand ergens in moet zetten. Daarom koppelen we de automatisering aan de plek waar het werk al gebeurt. Is een koppeling kritiek of zwaar belast, dan bouwen we hem als eigen code in plaats van in een automatiseringstool.

Wat erin kan
  • Mail, formulieren en je CRM
  • Boekhouding, bijvoorbeeld Moneybird
  • Gedeelde mappen en documentopslag
  • Elk systeem met een eigen API
Meer over koppelingen

Voorbeelden van processen

Deze processen komen we vaak tegen. Herken je er een, dan is dat vaak een goed eerste proces om mee te beginnen.

Bespreek jouw proces
01.

Een aanvraag komt binnen

Een aanvraag via je formulier of mail wordt samengevat: wie is het en wat wil diegene? In je mailbox of CRM staat een concept-antwoord klaar. Iemand van jullie past het aan en verstuurt het zelf.

02.

Documenten uitlezen

Facturen, pakbonnen, offertes of ingevulde formulieren als pdf. De automatisering haalt de gegevens eruit die je nodig hebt en zet ze klaar voor je administratie. Twijfelt de AI over een veld, dan gaat het document naar een collega in plaats van ongemerkt door te lopen.

03.

Rapportages zonder Excel op maandag

Cijfers uit je boekhouding of planning komen elke week in één overzicht, met een korte toelichting in gewone taal over wat opvalt. De cijfers komen rechtstreeks uit de bron. De AI schrijft alleen de toelichting.

04.

Zo doen we het zelf

We automatiseren ook ons eigen werk. Blogconcepten komen via een automatisering als concept op onze website terecht. Onze AI-checker is ook zo’n toepassing, alleen draait die openbaar.

Zo loopt een traject

Eerst één proces, daarna het volgende

1

Gesprek met Jesse

Jesse is je aanspreekpunt. In het eerste gesprek, bij ons in Haarlem of online, kijken we naar één proces: wat komt er binnen en wie doet er nu wat mee? Daarna hoor je of automatiseren zin heeft en wat het ongeveer kost.

2

Uittekenen met echte voorbeelden

We tekenen de automatisering uit. Je levert een paar echte voorbeelden aan, zoals oude aanvragen of documenten. Zo testen we op wat er bij jullie echt binnenkomt.

3

Bouwen en naast het huidige werk draaien

We bouwen de automatisering en laten die eerst meelopen met hoe het nu gaat. Je ziet wat hij doet voordat iemand erop gaat vertrouwen.

4

Live zetten

Doet de automatisering wat die moet doen, dan zetten we hem live en stopt het dubbele werk.

5

Bijsturen en verder

De eerste weken sturen we bij op wat de mensen die ermee werken terugzien. Daarna kijken we samen of er een volgend proces is dat het oppakken waard is.

Soms heb je geen AI nodig

Veel handwerk volgt een vaste regel: als dit binnenkomt, zet het daar neer. Daar is geen AI voor nodig. Een gewone koppeling is dan goedkoper en voorspelbaarder, en dat zeggen we ook in het eerste gesprek. Moet er een klantportaal of een eigen webapplicatie omheen, kijk dan bij platform laten maken.

Platform laten maken

Veelgestelde vragen over AI-automatisering

Je laat een deel van een proces dat nu met de hand gaat door software doen. Voor de stappen waar lezen of schrijven bij komt kijken, zetten we AI in. Denk aan een aanvraag samenvatten of de gegevens uit een pdf halen.

Een automatisering volgt stappen die je vooraf vastlegt. Een AI-agent mag daarbinnen zelf een paar keuzes maken, bijvoorbeeld welke informatie hij erbij zoekt of in welke categorie een vraag valt. Meestal combineren we ze: de vaste stappen automatisch en AI alleen op de plek waar het iets toevoegt.

Dat spreken we per proces af voordat we iets bouwen. We kijken welke gegevens de AI echt nodig heeft en laten de rest weg. De automatisering kan op een eigen server draaien, dan staan de stappen en logs niet bij een externe dienst. Voor de AI kiezen we een aanbieder waarmee je een verwerkersovereenkomst kunt afsluiten.

Dat hangt af van het proces en het aantal systemen dat erbij hoort. Na het eerste gesprek krijg je een prijsindicatie. Naast het bouwen zijn er kosten per maand voor de server en het gebruik van de AI. Die rekenen we vooraf met je door, zodat je niet achteraf schrikt.

Voor een simpele stap tussen twee tools is een standaardtool vaak genoeg. Die kost weinig bij de start en daarna €20 tot €100 per maand. Een eigen koppeling is beter als het proces kritiek is, als het om veel volume gaat of als je foutafhandeling en logging nodig hebt. Voor onze eigen site gebruiken we zelf ook zo’n standaardtool.

Plan een gesprek met Jesse

Vertel welk proces je wilt aanpakken

Laat je gegevens achter, dan neemt Jesse contact op voor een kort gesprek over het proces en de systemen die je gebruikt. Daarna hoor je of automatiseren zin heeft en krijg je een prijsindicatie.

Kies zelf een moment
4,8/5 Google Reviews Gratis en vrijblijvend
Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Snelle reactietijd, persoonlijk antwoord